关于印发《菠菜导航担保网

财务借款及经费支出管理暂行规定》的通知

各处室、教学教辅部门、齐安协调办：

《菠菜导航担保网财务借款及经费支出管理暂行规定》，已经8月28日学院党委会研究通过，现予以公布，从发文之日起执行。

菠菜导航担保网

2013年9月9日

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财务借款及经费支出管理暂行规定

为加强学院财务管理，规范会计工作秩序和经费支出手续，根据《中华人民共和国会计法》、《事业单位会计制度》、《高等学校会计制度》、《行政事业单位内部控制规范（试行）》等有关法律、法规，并结合菠菜担保网实际情况，制定本办法。

第一章 借款管理

一、借款范围

借款仅限于职工用于公务活动，包括：因公外出借款（因公出差、参加会议、进修学习、短期培训、专业实习以及其它任务）、购置大件物品借款（包括购置设备、办公用品、实验实训材料、图书资料、教材等）和项目借款等。

二、借款程序

（一）借款人必须是学院职工，学生及外单位人员借款不予受理。办理借款必须填写借款单，写明借款日期、借款事由、结算方式、借款金额（大小写一致）等，通过银行转账付款的，应注明收款单位及其银行账号、开户银行等，按经费审批权限报领导审批。

（二）借款的数额只限在学院下达的预算经费指标之内，如有超计划借款，要由院长审批。

（三）基建、维修项目与固定资产购置用款，应按合同规定的付款办法与时间办理借款手续，所借款项全部由银行转账支付；物资采购金额在1000元以上的，原则上应通过银行转账支付。

三、报销管理

（一）本着“一事一借，一事一清”的原则，报销内容应与借款内容一致。

   （二）因公出差借款的，应在返校后十五天内办理报销手续;一次性结算的各类借款，借款人原则上应在一个月内办理报销手续。

（三）分期结算的借款（预付款或进度款）按合同约定支付，并按规定办理交付和验收等手续后进行报销。

（四）周转金借款在年初办理借款手续，年末必须归还。

四、责任

（一）各经费项目负责人对审批的暂借款的真实性、合理性负责，并负连带催报责任。

  （二）借款取得票据后应及时冲帐，时间一般不得超过一个月，特殊情况一般不得超过三个月（遇年终不得跨年）。财务处每年三月或四月、十月或十一月按部门发放催款单。经催缴无效或发现以下行为的，按以下规定处理：

1、对部门借款不清帐的，财务处将停止对该部门借款，要求该部门协助催款报销；

2、差旅费过期不清的，经二次催款仍不结帐的，扣发借款人工资。

（三）教职工在调离学院时，必须全额归还借款。如无财务处签字，人事处不予办理调离手续。

（四）财务处每月终了时，对借款的发生情况进行核对分析，对异常情况要与借款单位或借款人取得联系，查明原因，及时收回款项或予以核销，同时向主管院领导汇报借款的核实情况。

第二章 经费支出管理

一、经费支出审批原则

（一）根据“保证重点、兼顾一般”的原则，学院支出管理坚持“在确保人员经费和正常运转的前提下，统筹兼顾，区别轻重缓急”的原则。学院对事业经费中人员经费按国家政策及学院制定的相关规定执行；对事业经费中的公用经费实行“定额管理、包干使用”的管理办法。

（二）学院各级领导审批经费支出，要以学院当年给各部门下达的预算项目、额度为基准，未经预算调整和审批程序，不得审批超预算和无预算项目的经费。

（三）各级领导在审批经费支出时，要严格遵守国家财经纪律和学校的规章制度，坚持专款专用和相关的经费开支标准，并对所审批经费内容的真实性、合理性、合法性、合规性负责。
   （四）财务处对开支事项的合法性、合规性进行审核，未按规定履行审批手续或虽已履行了审批手续的经费开支，经财务处审核后，如有不符合国家和学院有关规定的，不予受理。

二、财务报销审批

（一）预算经费指标使用的审批权限

1、基本支出审批权限

（1）人员经费支出

1）按照国家及学院规定标准发放的工资、津贴、补贴、奖金、离退休金、退职费、社会保险缴费、抚恤金和生活补助等，由人事处造册，报院长审批后财务处执行。

2）除上述工资形式之外所有以津补贴、课时费、奖金和劳务费等发放给个人的开支，由该部门负责人审核, 分管领导同意，人事处、财务处负责人审签后，报院长审定。

3）学生奖学金、助学金、生活补助、勤工助学等学生经费的发放由学生工作处制定使用方法。支出时由学生工作处负责人和财务处负责人审签后，报分管院领导审批。

（2）教学经费支出，其中：公用经费支出金额在1000元（含）以下由系主任审批，支出金额在1000-3000元（含）由系主任和系书记共同审批，支出金额在3000元以上由分管院领导审批；学生工作经费支出金额在1000元（含）以下由系书记审批，支出金额在1000-3000元（含）由系主任和系书记共同审批，支出金额在3000元以上由分管院领导审批。

（3）行政教辅运行经费、业务经费,支出金额在1000元（含）以下的，由部门负责人审批; 支出金额在1000元-5000元（含）的须分管院领导审批; 支出金额在5000元以上的还需经院长审批。

（4）学院后勤保障支出包括水电费、绿化费、物业管理费、零星维修费、车辆维修、油料费等。支出金额在1000元（含）以下，由经办部门负责人签字；支出金额1000-10000元（含）由分管院领导审批报销，支出金额10000元以上须由院长审批。

2、专项经费支出审批权限。专项经费需要填写《专项经费预算审批单》报财务处审核，经院长审批后使用。对于经院长办公会、院党委会研究决定的重大事项，报销时须另附相关会议纪要。

3、中央专项建设项目经费、科研及教改项目经费按学院相关项目专项资金管理办法的规定执行。

（二）预备金指标使用的审批权限

1、预备金是学院发生例外支出的准备金，用于不可预见项目。

2、院各部门确须在预算指标以外使用预备金时，必须写出书面报告，经分管院领导同意后报财务处。金额在10万元（含）以内的项目由财务处提出初步意见后报院长审批使用；金额在10-20万元（含）的项目由院长提交院长办公会讨论审定,金额在20万元以上的项目应由院党委会研究决定。

（三）对预算内基建工程、工程维修、设备购置、实验室建设经费等执行先批后用的办法。由需求单位提出申请，按规定程序报院长审批后执行。具体操作程序按照学院招标采购管理办法和学院物资采购管理办法执行，上述项目支出同时实行事前合同控制。

1、为保护学院利益不受损失，对购置、修缮、基建等较大项目支出，能与对方签定合同的原则上都要签定合同。

2、合同要经院长正式授权后由指定专人签定。其中额度在5万元（含）以内的合同由分管院领导签定，5万元以上的合同由院长或院长授权专人签定。

3、合同签定要实行签定审核管理制度，合同按规定程序审签后安排支款事宜。

（四）各处室、系部负责人的报销支出，在审批权限内由分管院领导或院长审批；分管院领导的报销支出由党委书记或院长审批；党委书记、院长的报销支出实行相互审批。

（五）学院经费实行“一支笔”审批支出制度。学院经费严格实行“一支笔”审批制度，各部门均需确定财务“一支笔”审批人，并留签字手迹报财务处备案。如有变动，要以书面形式将变更说明及预留签字字样及时报备。

三、财务报销规定

（一）办公用品及设备的购置

1、固定资产的购置。单价在1000元（含）以上,专用设备单位价值在1500元（含）以上，使用年限一年以上的设备，须由使用单位提出申请，按程序报批后，由后勤管理处统一采购，据实报销，并按规定办理采购、验收和领用手续。单笔金额大于10000元的设备购置应附购货合同或协议（大超市、大卖场除外），并经监审部门会签后，按程序审批。

2、低值设备的购置。单价在200元（含）以上，固定资产标准以下，使用年限一年以上的设备，或者价值虽未达到标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，列入学院低值设备管理，其申购、采购、验收和领用手续与固定资产的购置相同。

3、办公用品、教学用具的购置。单价在200元以下的办公用品、教学用具，列入学院办公用品管理，设备申购、采购、验收和领用手续与固定资产的购置相同。

4、各部门购置办公用品、教学用具等零星购置，须填写物品清单，经后勤管理处保管员核实确认无货，并经后勤管理处负责人签字同意后，方可购置。物品购置后，采购经办人员应将所购物品连同购货发票一起交后勤管理处保管员办理验收和领用手续，相关入库和领用单，随同购物发票方可报销。对办公用耗材等购置性质的发票，可不入库，但必须有验收人或保管人、经办人、部门主管领导三个以上人员签字方可报销。

（二）复印费（打印费）的报销。复印费（打印费）的发票或清单上应填写复印打印资料的详细内容（包括名称、数量、单价、总价）。

（三）维修费的报销。维修费包括设备、房屋建筑物、公共设施、室内装修、网络系统等的维修费。1万元以上（含1万元）的维修费报销，须提供维修计划、维修合同、经维修主管部门审核确认的维修结算清单、验收报告，经监审部门会签后办理报销。3万元以上（含3万元）的维修费报销还需附审计报告。

（四）印刷费的报销。印刷费指印刷方面的支出，3万元以上（含3万元）的印刷费报销，须提供印刷合同。

（五）劳务费的报销。在报销专家咨询、评审、鉴定、论证费或校外专家学者来校讲座（讲学）费等费用时须提供经领款人签字的《劳务费发放表》及身份证复印件，并写明领款人所在单位信息，信息不全的不予报销。以会议形式组织的咨询（审评），一般参照每人每天不超过500元的标准执行。

（六）差旅费的报销。差旅费报销执行《菠菜导航担保网差旅费管理办法》，出差人员必须填写《公务出差审批单》事先审批，参加会议或培训要附通知或对方邀请函。

经批准立项并获得经费的科研项目或教改项目，出差（调研）由项目负责人、经办人所在部门领导同意后报学院分管领导审批。费用在该项目专项经费额度内列支。

（七）出国费的报销。出国出境人员报销差旅费，机票要附机票的发票，同时提供因公出国（境）批文及相关费用结算单据；项目负责人经费中报销学术性出国费，须由相关职能部门审核，分管院级领导审批。

（八）车辆运行费的报销

1、汽车燃料费。汽车用油实行IC卡充值管理，学院所属车辆由后勤管理处按实际工作性质和情况统一核定油量。紧急情况需电话请示方可加油，发票须有乘车领导或用车部门负责人签字,再由后勤管理处审核签字报销。由车管人员按单车建立油耗记录，并提当月车辆油耗清单。

2、车辆维修费。车辆的维修保养工作必须在指定的修理厂或特约维修店进行。驾驶员未经批准而擅自在其他汽车修理厂进行车辆维修而产生的费用，不得报销，长途或紧急情况需电话请示后处理。车辆维修需事先填写车辆维修申请单，经车管人员审核估价，按程序报批后，方可将车辆送至修理厂进行检修。

3、其他车辆运行费。车辆保险费由后勤管理处按照有关规定统一办理缴费，过路过桥费、停车费等，经车管人员审核确认，按规定程序报销。

（九）会议费的报销。会议费报销执行《菠菜导航担保网会议费报销有关规定》，报销会议费时，须提供会议通知、会议经费预算、会议经费汇总、会议议程、经费结算清单、到会人员签到表等。

（十）培训费的报销。培训费指由我院相关部门或项目组自行组织或参加外单位组织的各类培训项目。自行组织的培训，报销时须提供培训通知、培训经费预算、培训经费汇总、培训日程安排、经费结算清单、培训人员签到表等；外出参加培训的，报销时须提供培训通知。

（十一）公务招待费的报销

1、公务接待费是指学院因行政、教学、科研等公务活动需要而合理开支的招待费用，包括接待中的餐费、住宿费和交通费用。

2、公务接待费实行总量控制、切块管理的原则。每年年初，学院根据上级财政部门批复的财政预算，安排全年公务招待费预算，实行总量控制；同时实行切块管理，按各部门的业务性质不同，经院领导集体研究，确定全年公务招待费预算指标分配方案：其中一部分由分管院领导掌握；一部分由教学部门党政负责人掌握；剩余部分为院级公务接待费预算指标，由办公室负责管理，院长统筹掌握。新校区征地及建设期间发生的公务接待费由基建处负责管理，院长统筹掌握。

3、公务招待费执行《菠菜导航担保网公务招待费管理规定》，每一次接待前，应由对口接待部门按照一项一单要求，填写《公务招待费审批表》，详细注明接待的事由、参加人员及人数，按以下程序审批：部门接待的经办公室登记，由分管院领导审批；院级接待的经办公室登记，由院长审批；各系接待的不需经办公室登记，在审批期限内由党政负责人共同审批或分管院领导审批；新校区基建接待的，经基建处登记，由院长审批。

（十二）交通费的报销。因公外出乘坐公交车的交通费实报实销。出租车费的报销，应提供有效出租车票，并详细注明乘车日期、事由、起止地点、实际费用，经学院分管领导签字后报销。出差人员原则上不报销出租车车票，因特殊原因需乘坐出租车的，报销时须附情况说明，并由学院分管领导签字，同时抵扣相应的公杂费补助。

（十三）图书购置费的报销。各单位零星购置图书及按固定资产标准管理的软件，除各单位保管人员验收并签字外，还须到图书馆、后勤管理处办理固定资产增加手续。

（十四）版面费的报销。报销论文版面费、审稿费、发表费等，需按引文格式注明，经科技处审核、登记。

（十五）科研经费的报销。根据上级及学院科研经费管理办法规定，科研经费仅限于报销科研项目研究工作直接需要的费用。

学院科研经费实行项目管理，属教学立项的，由教务处负责审核，属科研立项的，由科技处负责审核。

（十六）表彰奖励费用的报销。各单位发生的表彰奖励费用，如购买各种奖品、纪念品等，必须事先书面申请，经分管院领导批准后办理。

（十七）资产处置。资产处置由具体管理部门提出申请，资产管理部门根据国家有关规定提出处置方案后报院长审批。

以上经费支出必须符合国家现金管理规定，通过银行转账的支出，收款单位名称必须与票据上盖章的单位名称一致。同城结算，对同一单位一次性报销金额超过1000元的，要通过转账支票支付，如遇特殊情况需现金支付的，须经院领导签字同意，并附刷卡记录。原则上一次借款或报销支出5000元以上的，应提前一天告知出纳人员，以便出纳筹款备付。

四、原始凭证的基本要求

（一）票据的印章要求

1、发票：必须带有税务部门的发票监制章，并加盖收款单位财务专用章或发票专用章。

2、行政事业收据：必须带有财政部门的收费票据印制章，并加盖收款单位财务专用章或发票专用章。

3、外单位自制的内部收款收据一律不得作为报销凭证。

（二）票据的内容要求

1、报销审批手续完备，发票背面需由经办人、验收人（证明人）、经费负责人签字，并写明业务用途。

2、在超市等大型商场购物需报销时，除提供发票外，还需附购物电脑明细小票，商品名称要明确，方可报销。

3、必须注明接受票据单位的名称、填制日期、经济业务内容、计量单位、数量、单价、金额、填制票据单位公章和填票人，票据内容必须完整。内容不明确的票据予以退回，待补齐后方可报销。

4、凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。金额如出现错误不得更正，只能由原始凭证开出单位重新开具。

5、报销业务实行单据当年报销，除特殊情况外，单据不得跨年度报销。

6、原始发票遗失的，凭发票开出单位发票复印件报销，复印件需加盖原出具单位的财务（发票）专用章。

如果确实无法取得复印件和证明的，如火车票、船票、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经费负责人和院长批准后，代作原始凭证。

五、其它

   （一）经费审签人应当在授权的范围内进行经费支出的审批，不得超越审批权限。对于超越授权范围审批的，经办人员有权拒绝办理。

   （二）学院的一切经费支出，不论其经费渠道，都必须接受学院财务部门依照有关财务制度进行审查复核，接受监审部门的监督检查。

（三）实施责任追究制度。学院按照经济责任制的要求和“谁签字、谁负责”原则，对因管理不善、控制不严、责任心不强而造成资金资产损失、浪费的相关责任人，实施责任追究，并视情节给予批评教育、处分、处罚等。

（四）基本建设投资审批管理按照国家有关规定和办法另行制定。

本规定自发布之日起执行，由财务处负责解释。凡以前有关规定与本规定不一致的，以本规定为准。